6 minuters läsning
Veckorapport till VD: mall och exempel
En bra veckorapport tar två minuter att läsa och besvarar tre frågor: hur ser läget ut, vad har hänt sedan sist och vad behöver beslutas. Här är strukturen, de nyckeltal som hör hemma i den, och ett komplett exempel att utgå från.
Tre principer
Samma struktur varje vecka. Läsaren ska veta var siffran står utan att leta.
Frysta siffror. En rapport som ändrar sig i efterhand går inte att lita på. Rapporten ska spegla läget vid rapporttillfället, även om den öppnas en månad senare.
Varje tal ska gå att spåra. Om VD frågar var 34 269 kr kommer ifrån ska svaret vara en lista med objekt och dagar, inte ett kalkylark någon måste bygga.
Frys rapporten vid utskick. En veckorapport är en ögonblicksbild, inte en levande vy.
Strukturen
Rubrik med vecka och bolag. Sedan fem block i fast ordning.
- Läget: uthyrda, vakanta, beläggningsgrad, bortfall hittills i månaden
- Förändring sedan förra veckan: nya avtal, uppsägningar, inflyttningar, utflyttningar
- Risk: objekt som blir lediga inom 30 dagar utan nästa hyresgäst
- Pipeline: antal ansökningar per steg och hur många som väntar på komplettering
- Beslut: det som behöver ett ja eller nej från ledningen
Nyckeltalen som hör hemma där
Beläggningsgrad i procent, med antal objekt som grund så att läsaren ser hur stort beståndet är.
Beräknat hyresbortfall för innevarande månad, och prognos för nästa månad baserad på kända avtalsdatum.
Antal uppsagda objekt utan nästa hyresgäst. Det är det tal som bäst förutsäger nästa månads bortfall.
Genomsnittlig tid från uppsägning till signerat nytt avtal. Det talet visar om processen fungerar, inte bara om utfallet blev bra.
Exempel: vecka 39
Läget: 13 uthyrningsbara objekt, 7 uthyrda, 4 vakanta, beläggningsgrad 58,3 procent. Avtalad hyra denna månad 57 827 kr. Beräknat hyresbortfall denna månad 35 614 kr, varav 2 440 kr avser blockering för underhåll.
Förändring sedan förra veckan: ett nytt avtal signerat på Kvarteret Lärkan 1001 rum B med tillträde 1 oktober. En uppsägning inkommen på Kvarteret Gläntan 2002 med sista hyresdag 31 december. Inga utflyttningar.
Risk: två objekt blir lediga inom 30 dagar utan nästa hyresgäst, Kvarteret Lärkan 1002 rum C och Kvarteret Gläntan 2002. Sammanlagt 10 700 kr i månadshyra.
Pipeline: 14 ansökningar, varav 5 i kompletteringssteget och 3 med försenade aktiviteter. Två väntar på kreditgodkännande.
Beslut: föreslår sänkt listhyra på Kvarteret Lärkan 1002 rum C från 5 400 till 5 100 kr efter 45 dagars vakans. Bortfall hittills 8 100 kr.
| Nyckeltal | Vecka 38 | Vecka 39 |
|---|---|---|
| Beläggningsgrad | 50,0 % | 58,3 % |
| Vakanta objekt | 5 | 4 |
| Bortfall hittills i månaden | 29 100 kr | 35 614 kr |
| Uppsagda utan nästa hyresgäst | 1 | 2 |
Formuleringar som fungerar
Skriv belopp, inte adjektiv. Inte ökad vakans, utan bortfall 35 614 kr, upp 6 514 kr sedan förra veckan.
Skriv orsak i en mening. Inte förklaringar på ett stycke, utan en rad: två rum i Lärkan tomma sedan augusti.
Skriv förslag, inte problem. En rapport som slutar i en fråga får ett svar. En som slutar i en klagan får inget.
Så gör Leasora det
Leasora genererar veckorapporten automatiskt med exakt den här strukturen, fryser den vid utskick och sparar den som PDF och Excel.
Varje tal i rapporten är beräknat i databasen ur avtal och datum, så det går att öppna rapporten ett halvår senare och få samma siffror som när den skickades.
Räkna på ditt eget bestånd
Leasora räknar vakansdagar och hyresbortfall åt dig och skriver veckorapporten. Prova i 30 dagar utan kort.