Vakansgrad: så mäter du rätt

Tre mått som alla kallas vakansgrad

Objektsvakans: andelen objekt som står tomma vid ett givet datum. Enkel att räkna, lätt att kommunicera, men behandlar ett rum för 4 500 kr och en fyra för 14 000 kr som lika mycket.

Ekonomisk vakans: uteblivna hyresintäkter delat med möjliga hyresintäkter under perioden. Det mått som hänger ihop med resultatet, och det som bör ligga i rapporten till ledningen.

Tidsvakans: antal vakanta objektsdagar delat med antal möjliga objektsdagar. Bra för att jämföra hur snabbt omsättningen går, oberoende av hyresnivåer.

Räkneexempel på samma bestånd

Anta 40 objekt. Under mars står fyra objekt tomma hela månaden, varav tre rum à 5 200 kr och en lägenhet à 9 100 kr. Möjlig hyra för hela beståndet är 280 000 kr.

Objektsvakans: 4 / 40 = 10 procent. Ekonomisk vakans: (3 × 5 200 + 9 100) / 280 000 = 24 700 / 280 000 = 8,8 procent. Tidsvakans blir densamma som objektsvakansen här eftersom perioderna är hela månader.

Skillnaden mellan 10 och 8,8 procent är liten i det här exemplet, men växer snabbt när dyra objekt står tomma. Rapportera därför alltid vilket mått du använder.

Ekonomisk vakans = uteblivna hyresintäkter / möjliga hyresintäkter för perioden.

Okänd status förstör alla tre måtten

Objekt där avtalsuppgifter saknas hamnar ofta tyst i kategorin uthyrt, för det är standardvärdet i de flesta kalkylark. Resultatet är att vakansgraden ser bättre ut än verkligheten.

Hantera okända som en egen kategori och redovisa antalet i rapporten. Ett bestånd med 2 procent okända objekt har en vakansgrad med 2 procents osäkerhet, och det ska framgå.

Sätt ett mål: noll okända vid månadsskiftet. Det är en arbetsuppgift, inte ett mätproblem.

Skilj vakans från blockering

Renovering, eget bruk och besiktning är inte vakans i uthyrningens mening. Redovisa dem som blockerade dagar och visa dem bredvid vakansen, inte i den.

Utan den uppdelningen ser en planerad stambytesperiod ut som ett uthyrningsproblem, och den som har jobbat hårt med uthyrningen får kritik för något som var ett beslut.

Mät över period, inte på ett datum

Vakansgrad mätt den sista i månaden missar alla objekt som stod tomma tre veckor och fylldes den 28:e. Mät över perioden genom att summera objektsdagar.

En månad med 40 objekt har 40 × 31 = 1 240 möjliga objektsdagar i mars. Om vakanta dagar summerar till 118 är tidsvakansen 9,5 procent, oavsett hur det råkade se ut på ett enskilt datum.

Vad rapporten bör innehålla

Ett huvudtal, ekonomisk vakans för perioden, med jämförelse mot föregående period.

Antal vakanta objekt vid periodens slut och hur många av dem som har en namngiven nästa hyresgäst.

Blockerade dagar och okända objekt, redovisade separat.

De fem objekt som står för störst bortfall, med antal dagar och belopp.

En rad om vad som görs åt dem. Ett tal utan åtgärd är bara en anklagelse.

Så gör Leasora det

Leasora räknar status per objekt och dag, håller isär vakant, blockerat och okänt, och visar både objektsvakans och ekonomisk vakans för valfri period.

Veckorapporten sammanfattar samma tal i ett dokument som går att skicka vidare utan efterarbete, och alla poster går att spåra till de avtal de kommer ifrån.