Så räknar du hyresbortfall per dag

Formeln

Grundformeln är enkel: månadshyra × vakanta dagar / kalenderdagar i månaden. Den ger hyresbortfallet för en period i en månad, uttryckt i kronor.

Exempel: en lägenhet med 7 820 kr i månadshyra står tom 15 dagar i september, som har 30 dagar. 7 820 × 15 / 30 = 3 910 kr. Det är bortfallet för september.

Poängen med att räkna per dag är att du får en siffra som är jämförbar mellan objekt med olika hyror och mellan månader med olika längd. Ett rum som står tomt en vecka och en fyra som står tom två dagar går att väga mot varandra.

Dagshyra = månadshyra / kalenderdagar i månaden. För 7 820 kr i september blir dagshyran 260,67 kr.

Välj nämnare och håll dig till den

Det finns två vanliga sätt att räkna: faktiska kalenderdagar i varje månad, eller schablonen 30 dagar. Båda är försvarbara. Det som inte fungerar är att blanda dem mellan månader eller mellan objekt, för då går siffrorna inte att jämföra över tid.

Kalenderdagar ger exakta belopp som summerar till precis en månadshyra per hel månad. Det är att föredra när bortfallet ska stämmas av mot bokföringen.

Schablonen 30 dagar ger jämna tal och är lättare att räkna i huvudet. Den passar för prognoser och överslag, till exempel när du vill uppskatta ett års bortfall för hela beståndet.

Leasora räknar på kalenderdagar per månad i ekonomivyerna och använder 30 dagar i de överslag som visas i räknaren på webbplatsen. Skillnaden är liten men värd att känna till.

Vad räknas som en vakant dag?

En vakant dag är en dag då objektet är uthyrningsbart men saknar gällande avtal. Dagen efter sista hyresdagen i ett avslutat avtal är den första vakanta dagen. Dagen då nästa avtal börjar är inte längre vakant.

Dagar då objektet är blockerat för renovering, eget bruk eller besiktning är inte vakans i samma mening. De är ett medvetet val och bör räknas separat, annars ser uthyrningen sämre ut än den är.

Objekt utan känd status ska inte räknas som vakanta. Räkna dem som okända och åtgärda dem i stället, annars smyger fel in i nyckeltalen.

• Vakant: uthyrningsbart, inget gällande avtal
• Blockerat: renovering, eget bruk, besiktning
• Okänt: uppgifter saknas och måste kompletteras

Perioder som sträcker sig över månadsskiften

En vakans som börjar 20 september och slutar 9 oktober ska inte räknas som en klump. Dela den vid månadsskiftet och räkna varje månad för sig, med den månadens kalenderdagar.

September: 7 820 × 11 / 30 = 2 867 kr. Oktober: 7 820 × 9 / 31 = 2 270 kr. Totalt 5 137 kr. Hade du i stället räknat 20 dagar på september fått du 5 213 kr, alltså fel period och fel belopp.

Samma sak gäller hyreshöjningar mitt i en period. Räkna på den hyra som gällde för respektive dag, inte på den senaste.

Rum och hela lägenheter

När en lägenhet hyrs ut rum för rum ska varje rum ha sin egen hyra och sin egen vakansberäkning. Ett tomt rum i en fyra ger bortfall även om tre av fyra rum är uthyrda.

Räkna aldrig bortfall på lägenhetsnivå när rummen hyrs ut separat. Det ger antingen noll bortfall så länge någon bor i lägenheten, eller hela lägenhetshyran som bortfall när ett rum står tomt. Båda är fel.

Ett vanligt fall i coliving: en fyra med rum à 5 200 kr. Ett rum tomt 12 dagar i april ger 5 200 × 12 / 30 = 2 080 kr i bortfall, inte lägenhetens totala 20 800 kr.

Räkna på listhyra, inte på senaste hyresgästens hyra

Bortfallet ska spegla vad objektet är värt i dag, alltså den hyra du faktiskt begär vid nyuthyrning. Om du räknar på den gamla hyresgästens hyra underskattar du bortfallet varje gång hyran har höjts sedan avtalet skrevs.

Håll därför en aktuell listhyra per objekt, skild från avtalad hyra. Listhyran används i bortfallsberäkningen och avtalad hyra i intäktsredovisningen.

Avtalad hyra visar vad du får in. Listhyra visar vad du går miste om. Du behöver båda.

Följ upp varje vecka, summera varje månad

Ett bortfallstal som räknas fram en gång i kvartalet ändrar inget beteende. Ett tal som ligger framme varje måndag gör det.

Sätt upp tre vyer: dagens bortfall så här långt i månaden, prognos för hela månaden baserad på kända avtalsdatum, och utfall för föregående månad. Den tredje är den enda som är slutgiltig, de två första styr arbetet.

Komplettera med en lista över de objekt som står för störst del av bortfallet. Nästan alltid står några få objekt för en stor del av summan, och det är där insatsen ska läggas.

Fem fel som gör siffran fel

Statusen uppdateras manuellt och släpar. Räkna status ur avtalsdatum i stället, så kan den inte glömmas bort.

Blockerade dagar räknas som vakans. Då ser ett planerat renoveringsstopp ut som ett uthyrningsmisslyckande.

Objekt utan uppgifter räknas som uthyrda. Då blir beläggningsgraden för hög och bortfallet för lågt.

Perioder delas inte vid månadsskiften, vilket flyttar kostnader mellan månader.

Olika nämnare i olika månader, vilket gör trenden omöjlig att läsa.

Så gör Leasora det

I Leasora räknas status per objekt och dag direkt ur avtalen. Vakanta dagar, blockerade dagar och okänd status hålls isär, och bortfallet räknas på listhyra per vakant dag.

Du ser bortfallet i Översikt för innevarande månad, i Ekonomi per period och objekt, och i veckorapporten som PDF. Varje siffra går att klicka sig ned i tills du ser vilka dagar den kommer ifrån.